Per quanto gli strumenti di comunicazione e community building digitali stiano prendendo piede e assumendo un ruolo sempre più nevralgico nella gestione del marketing aziendale, gli eventi restano un momento importante per la diffusione del messaggio aziendale, l’affermazione del brand e le vendite.

Perché abbia successo, però, un evento va organizzato nei minimi dettagli.

Che si tratti di un momento dedicato al personale interno, per favorire il team building e l’attaccamento alla maglia aziendale o rivolto all’esterno, per formare e promuovere, è essenziale definire ogni particolare e seguire una strategia precisa, per centrare l’obiettivo.

Non sempre, però, le aziende sono preparate ad affrontare questo lavoro, soprattutto le meno strutturate. In questi casi, è più opportuno rivolgersi ad agenzie esterne specializzate nell’organizzazione di ogni tipo di evento. Il loro team sa bene quali step seguire, come muoversi per riempire la sala e far sì che abbia successo. Molto dipende anche dalla scelta della location o da come arrivare al target di riferimento, ad esempio, e tante volte un’agenzia locale sa bene come coinvolgere certe fasce di destinatari. Se si sta valutando l’organizzazione eventi Milano, perché la sede dell’azienda è in città o si ritiene solo sia una piazza attiva e dinamica per il proprio settore, è meglio propendere per un’agenzia professionale del luogo, che possa proporre la soluzione migliore per le proprie esigenze.

In ogni caso è sempre tenere bene a mente questi passaggi.

Definire obiettivi e target

Gli eventi non possono essere tutti uguali. Un conto è organizzare la cena di Natale con i propri dipendenti un altro conto è organizzare una tre giorni di workshop formativo e informativi per catalizzare l’attenzione di tutto il mercato. Tutto dipende dagli obiettivi che si vogliono centrare e dal pubblico a cui ci si rivolge.

A cosa serve l’evento? Raccogliere contatti? Aumentare le vendite? Consolidare la brand awareness, raccogliere fondi, attrarre investitori? È fondamentale fissare l’obiettivo e chiedersi chi può essere interessato al proprio evento al punto da non poter fare a meno di parteciparvi.

Stabilire il fattore unico

Per quanto sembri che la tipologia di eventi sia definita e debba seguire una scaletta precisa, in realtà è un momento in cui ci si può sbizzarrire davvero con la propria fantasia. Anche in questo senso, infatti, quotidianamente vengono organizzati eventi, nei più disparati settori di attività, specie se coinvolgono anche un pubblico online. Cosa si sta offrendo in più al pubblico, rispetto alla concorrenza?

La chiave di volta può essere nel messaggio, nel valore informativo di quello che vuoi trasmettere, nel lancio di un prodotto rivoluzionario e innovativo, ma anche nella modalità in cui si vuole coinvolgere e intrattenere il pubblico. La cosa importante è offrire un’esperienza che arricchisca il target.

Stanziare il budget

Grande o piccolo che sia, senza dubbio un evento richiede lo stanziamento di un budget importante, semplicemente perché le spese sono tante. Occorrerà affittare la location, pagare i relatori, prevedere un intrattenimento, come catering, momenti di relazione, allestire la sala, mettere in campo gli strumenti per divulgare il più possibile l’evento e pagare il team che dovrà occuparsi di tutti.

In base al budget che si è disposti a stanziare si può decidere la mole e la portata dell’evento.

Divulgare in maniera intelligente, prima e dopo

Quando si organizza l’evento, l’obiettivo principale non deve essere riempire la sala con chiunque, ma con un target ben definito. Quando occorrerà divulgare l’evento, quindi, non ci si deve limitare solo a diffondere le informazioni necessarie a partecipare, ma è necessario cercare di colpire persone che siano realmente interessate a quello che si ha da dire.

Cosa più importante, non ci si deve limitare solo al pre-evento. Oggi gli strumenti digitali permettono di registrare e diffondere anche quello che succede durante l’evento, mesi e mesi dopo che si è svolto. Se è una giornata formativa, si può pensare di rivenderla in futuro come corso online, se è un evento dimostrativo o pubblicitario, si può divulgarlo come un video breve per promuoversi.

In questo modo, le persone raggiunte potrebbero aumentare in maniera esponenziale, massimizzando i risultati.